לוח עסקים ברטרים יזמות השקעות דרושים ופורום לוח עסקים ברטרים יזמות השקעות דרושים ופורום
הטבות לתושבי הדרום | עסקים למכירה | ציוד למכירה | מחפש שותף | מחפש להשקיע | מחפש משקיע | סטוקים | לוח דרושים | אינדקס עסקים

שירותי משרד ותיאום נסיעות לחו"ל

- 28-04-2011

 

אחד האספקטים המורכבים בעבודת האדמיניסטרציה היא נושא תיאום הנסיעות לחו"ל. רק מי שעסק בזה בפועל מבין את מורכבותה של הלוגיסטיקה הנדרשת לכך, ועד כמה משימה זו עשויה להוות נטל על בעל עסק קטן. במאמר זה נציג את נושא תיאום הנסיעות והשלכתו על העסק וכיצד ניתן באמצעות שירותי משרד חיצוניים לייעל את העבודה גם בהיבט זה.

 

מה כולל תהליך תיאום נסיעה?

יש לזכור כי גם בעסק שכל השוק שלו נמצא בחו"ל והוא מצריך נסיעות מרובות, אין כל סיבה להוציא כספים מרובים ולחרוג תקציבית. תיאם נסיעה כשהוא מבוצע בצורה נאותה אינו מהווה הוצאה כבדה מדי על העסק, ולכן רצוי כי משימה זו תבוצע על ידי אנשי מקצוע כחלק משירותי משרד הניתנים לביצוע על ידי מיקור חוץ. התהליך נחלק לשניים: תכנון הנסיעה, כל מה שקודם לנסיעה עצמה ולאחר החזרה – סיכום הנסיעה מבחינת הוצאות והעברת הנתונים להנהלת החשבונות של העסק.

 

תכנון הנסיעה כולל פנייה לחברת נסיעות, בקשה לקבלת הצעת מחיר לגבי תאריכים רצויים ואפשרויות שילובי טיסות אם יש צורך (טיסות המשך, קונקשן) וגם מידע אודות בתי מלון. בניגוד לנסיעות שלעתים זול יותר להזמין דרך חברת נסיעות, לעתים ניתן למצוא לינה במחירים מוזלים יותר מהמוצע בחברת הנסיעות. שירותי משרד המתמחים בתיאום והזמנת טיסות מנוסים ביעדים השונים ובמגבלות של כל יעד (למשל מוסקבה, לונדון ויוהנסבורג הן ערים בהם מציאת מלון באזור טוב ובמחיר עסקי אינו דבר פשוט). בהתאם לצורך, הם גם מזמינים רכב עבור הנוסע ודואגים לכסף מזומן (בתעריפי צ'יינג' מוזלים).

 

שלב החזרה מחו"ל

לאחר חזרתו של הנוסע מחו"ל, עליו למלא טופס סיכום נסיעה שממנו מועבר דו"ח להנהלת החשבונות, לצרף את כל הקבלות בכדי שיוכל לקבל החזר הוצאות (בכפוף לחוקי העסק) ובכדי שהנהלת החשבונות תוכל להסדיר את התשלום למול הגורמים.

 

חשיבות שירותי משרד מנוסים בתהליך

עבודה למול גורם מנוסה ויעיל חוסכת כסף רב לעסק, במיוחד בסעיף תקציבי רגיש כגון תקציב הנסיעות לחו"ל. עבודת התיאום מורכבת ולעתים יש צורך בגמישות ויצירתיות מחשבתית רבות בכדי להגיע למסלולי טיסה שיהיו רווחיים אך עדיין נוחים לנוסע. גם טיפול בנושאים מסביב כגון חידוש דרכונים, הוצאת ויזות עסקיות ועוד דורשת התעסקות מרובה ולכן יש צורך בפונקציה ייעודית לטיפול במשימה זו. שירותי משרד חיצוניים מקלים רבות על בעל עסק במיוחד כשמדובר בעסק קטן, ולעתים יש כמה עובדים הנדרשים לטיסות לחו"ל ועבודת התיאום מורכבת אף יותר.

 

לסיכום

שירותי משרד עשויים להוות את הפיתרון הנכון ביותר לעסקים הצורכים נסיעות לחו"ל ומבקשים כי התהליך יהיה מנוהל בצורה נאותה – ומפוקח היטב. ניתן לראות בארגונים בהם אין טיפול ייעודי במשימה זו כי לעתים התקציב מנופח וההוצאות גדולות מעבר לכל פרופורציה ואין כל סיבה שכך זה יהיה.